Tietosuojaseloste

 

Henkilötietolaki (523/1999) 10 §


1. Rekisterinpitäjä
LM Kiinteistöt Oy sekä sen aputoiminimet Neliöt Rahaksi Helsinki ja Neliöt Välittää Helsinki LKV
Mannerheimintie 25 B 1, 00250 Helsinki
Y-tunnus 0888861-4


2. Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa
Nimi: Tiina Mikkola
Postiosoite: Mannerheimintie 25 B 1, 00250 Helsinki
Sähköposti: tiina.mikkola@neliotvalittaa.fi
Puhelin: +358 400 628 800


3. Rekisterin nimi
Asiakasrekisteri


4. Yleistä henkilötietojen käsittelystä
LM Kiinteistöt Oy:n/Neliöt Rahaksi Helsinki ja Neliöt Välittää Helsinki LKV:n liiketoiminta
edellyttää, että se kerää asiakkaistaan tiettyjä henkilötietoja. Tällöin LM Kiinteistöt Oy/Neliöt
Rahaksi Helsinki ja Neliöt Välittää Helsinki LKV toimii tietosuojalainsäädännön tarkoittamana
rekisterinpitäjänä. Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on informoida rekisteröityjä heidän
henkilötietojensa käsittelystä.


Siltä osin kuin Asiakasrekisteri sisältää henkilötietoja, niiden käsittelyssä noudatetaan tietosuoja-
lakia ja muita kulloinkin voimassa olevia lakeja, asetuksia, määräyksiä ja viranomaisohjeita, jotka
koskevat henkilötiedon käsittelyä. Henkilötiedolla tarkoitetaan tietoa, joka on yhdistettävissä
tiettyyn henkilöön.


5. Henkilötietojen keräämisen tarkoitus
Rekisteriin rekisteröidyt henkilöt ovat jo olemassa olevia asiakkaita, potentiaalisia asiakkaita tai
vanhoja asiakkaita. Henkilötietoja käytetään seuraaviin tarkoituksiin:


- Asiakassuhteiden hoitaminen, kehittäminen ja asiakaspalvelu
- Lakisääteisten kiinteistönvälitykseen ja asuntovuokraukseen liittyvien tietojen säilyttäminen
- Palveluiden tuottaminen, tarjoaminen, kehittäminen ja parantaminen
- Perintä
- Asiakassuhteiden ja palveluiden analysointi ja raportointi
- Asiakaspalautteen kerääminen ja käsittely
- Markkinoinnin, viestinnän ja myynnin hoitaminen, kehittäminen, kohdentaminen ja seuranta
- Asiakasviestintä, markkinointi ja mainonta

- Palveluihin liittyvien rekisteripitäjän ja muiden toimeksiantoihin liittyvien henkilöiden ja tahojen
oikeuksien ja/tai omaisuuden suojaaminen ja turvaaminen
- Rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen sekä muut vastaavat käyttötarkoitukset


6. Rekisteriin tallennettavat tiedot
- Henkilön etu- ja sukunimi, kieli, sähköposti, puhelinnumero, henkilötunnus, yhteystiedot
- Omasta tai yrityksen puolesta toimivan henkilön etu- ja sukunimi, kieli, sähköposti, puhelin-
numero, henkilötunnus, yhteystiedot ja mahdollisesti yritystunnus luotettavaa tunnistautumista
varten
- Myynnissä olevan kohteen yksityiskohtaiset tiedot asunnosta
- Laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
- Asiakkaan itse antamat tiedot
- Reklamaatiot ja niiden käsittelytiedot
- Vuokralaisen luottotiedot ja muut taloudelliset tiedot vuokranmaksukyvyn arvioimista varten
Rekisteröidyn tiedot saattavat poiketa asiakassuhteen mukaan. Tietoja tallennetaan käyttö-
tarkoituksen mukaan.
Rahanpesulain valvontaa koskevissa rekisteritiedoissa käsitellään, tai voidaan käsitellä,
seuraavia asiakkaaseen liittyviä tietoja:
- Nimi, syntymäaika ja henkilötunnus
- Edustajan nimi, syntymäaika ja henkilötunnus
- Oikeushenkilön täydellinen nimi, rekisterinumero, rekisteröimispäivä ja rekisteriviranomainen
- Oikeushenkilön hallituksen tai vastaavan päättävän elimen jäsenten täydelliset nimet, syntymäajat
ja kansalaisuudet
- Oikeushenkilön toimiala
- Tosiasiallisten edunsaajien nimi, syntymäaika ja henkilötunnus
- Henkilöllisyyden todentamisessa käytetyn asiakirjan nimi, asiakirjan numero tai muu tunnistetieto
ja myöntäjä taikka kopio asiakirjasta tai jos asiakas on etätunnistettu, tiedot todentamisessa
käytetystä menettelystä tai lähteistä
- Tiedot asiakkaan toiminnasta, liiketoiminnan laadusta ja laajuudesta, taloudellisesta asemasta,
perusteet liiketoimen tai palvelun käytölle ja tiedot varojen alkuperästä sekä muut Rahanpesulain 4
§:n 1 momentissa tarkoitetut asiakkaan tuntemiseksi hankitut tarpeelliset tiedot
- Rahanpesulain 4 § 3. mom. mukaiset varojen alkuperän selvittämiseen liittyvät tiedot, ja 13 §:n
mukaiset poliittisesti vaikutusvaltaiseen henkilöön liittyvän tehostetun tuntemisvelvollisuuden
täyttämiseksi hankitut välttämättömät tiedot
- Ulkomaalaisen asiakkaan, jolla ei ole suomalaista henkilötunnusta, osalta tieto asiakkaan
kansalaisuudesta ja matkustusasiakirjan tiedot

7. Tietojen säilytysaika
Toimeksiantopäiväkirjan tietoja säilytetään kymmenen (10) vuotta toimeksiannon päättymisestä.
Rahanpesulain mukaisia tietoja säilytetään viisi (5) vuotta, jollei kyseisten tietojen edelleen
säilyttäminen ole tarpeen rikostutkinnan, vireillä olevan oikeudenkäynnin taikka rekisterinpitäjän tai
sen palveluksessa olevan oikeuksien turvaamiseksi. Tietojen ja asiakirjojen edelleen säilyttämisen
tarpeellisuus tutkitaan tällöin viimeistään kolmen (3) vuoden kuluttua edellisestä säilyttämisen
tarpeellisuuden tarkistamisesta (Lain rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä,
444/2017, 4 §).


Muut henkilötiedot poistetaan sen jälkeen, kun henkilötiedon säilyttämiselle ei enää ole tarvetta.
Mikäli henkilötietojen kerääminen ja säilyttäminen on perustunut ainoastaan asiakkaan
suostumukseen, poistetaan henkilötiedot tämän pyynnöstä.


8. Tietolähteet
Henkilötietoja kerätään asiakkaalta itseltään toimeksiantosopimuksen, osto- tai vuokratarjouksen ja
muiden toimeksiantoon liittyvien tapahtumien, selonottovelvollisuuden täyttämisen ja asiakirjojen
laatimisen yhteydessä, rekisterinpitäjän palveluita muutoin käytettäessä tai muutoin suoraan
asiakkaalta esimerkiksi asunto- ja kohde-esittelyissä. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää
myös esim. isännöitsijätoimistoista, väestörekisteristä ja muista viranomaisrekistereistä sekä
luottotietorekistereistä.


Suostumukseen perustuvat tiedot kerätään suoraan asiakkaalta tai hänen suostumuksellaan
viranomaisen tai kolmannen tahon ylläpitämistä rekistereistä tai lähteistä.


9. Tietojen luovuttaminen
Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimisissa ja
velvoittavissa rajoissa, sekä osapuolten välisen sopimuksen toteuttamiseksi tai asiallisen yhteyden
täyttyessä. Henkilötietoja voidaan luovuttaa siten esimerkiksi aluehallintovirastolle ja muille
viranomaisille, kaupanteon yhteydessä kaupan osapuolten pankeille ja toimeksiannon eri vaiheissa
mm. isännöitsijälle ja maanmittauslaitokselle.


Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Tietoja voidaan kuitenkin siirtää tai luovuttaa Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen
ulkopuolelle lain sallimin tavoin, mikäli tiedot siirretään maahan, jossa Euroopan komissio on
todennut tietosuojan tason olevan riittävä, tai sopimusjärjestelyin voidaan taata tietosuojan riittävä
taso. Siirto EU:n ulkopuolelle voi väliaikaisesti tapahtua myös erilaisten pilvipalvelujen
käyttämisen yhteydessä, kuten esim. OneDriven, i Cloudin tai Dropboxin yhteydessä.
Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa. 


Kauppahinta- ja kaupan kohteen muita tietoja luovutetaan lisäksi Kiinteistönvälitysalan Keskusliitto
(KVKL) ry:lle, jossa tiedot tallennetaan kiinteistönvälittäjien käyttämään KVKL:n
hintaseurantapalveluun (HSP) palvelun edellyttämässä laajuudessa. HSP:sta tietoja voidaan
luovuttaa edelleen HSP:n asiakkaille. Kyseisen palvelun tietosuojaseloste on luettavissa osoitteessa
http://www.hintaseurantapalvelu.fi/tietosuoja.

Rekisterinpitäjän tietohallinnon ulkoistamisen yhteydessä henkilötietojen käsittelyä voi tapahtua
myös rekisterinpitäjän alihankkijoiden toimesta, mutta tällöin vain rekisterinpitäjän lukuun.
Sellaisia alihankkijoita voivat olla esim. kiinteistönvälitysjärjestelmien ja markkinointijärjestelmien
palveluntarjoajat sekä asuntojen myynti-ilmoitusportaaleja ylläpitävät tahot.


10. Rekisterin suojauksen periaatteet
Tiedot suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Paperinen aineisto
säilytetään lukitussa tilassa. Sähköinen aineisto suojataan teknisin toimenpitein ja käyttöoikeudet
järjestelmiin myönnetään vain niille henkilöille, joille se on työnsä tai tehtävänsä puolesta tarpeen.
LM Kiinteistöt Oy:n/Neliöt Rahaksi Helsinki ja Neliöt Välittää Helsinki LKV:N henkilökuntaa
sitoo salassapitovelvollisuus.


11. Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tarkistaa häntä koskevat asiakasrekisterissä olevat tiedot.
Mikäli henkilö haluaa tarkistuttaa tietonsa, hänen tulee lähettää allekirjoitettu tarkastuspyyntö
rekisterinpitäjälle yllä mainittuun osoitteeseen.


12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskeva virheellinen tieto oikaistavaksi,
täydennettäväksi tai poistettavaksi, mikäli tieto on puutteellinen, vanhentunut, virheellinen tai
tarpeeton. Mikäli rekisteröity haluaa muuttaa tietojaan, hänen tulle lähettää kirjallinen
muutospyyntö rekisterinpitäjälle yllä mainittuun osoitteeseen.


Asiakkaalla on oikeus saattaa asia Tietosuojavaltuutetun käsittelyyn, jos rekisterinpitäjä ei noudata
asiakkaan oikaisu- tai muuta pyyntöä.